Van rekenblad naar calculatietool: hoe de offerteberekening bij Rittal de deur uit ging

Een offerte maken voor iets dat elke keer nét anders is, gaat bijna altijd via een rekenblad. Dat werkt — tot het aantal varianten, uitzonderingen en tussenregels zo groot wordt dat niemand het bestand meer durft aan te passen. Op dat moment komt de vraag op of je een calculatietool op maat moet laten bouwen in plaats van het rekenblad nog een keer te redden.

Bij Rittal speelde precies dat. Het gaat daar om sparingen in schakelkasten: uitsparingen die op maat in een kastpaneel worden aangebracht. Elke aanvraag is anders, en de prijs ervan volgde uit een berekening die in een rekenblad was gegroeid. Dat rekenblad deed zijn werk jarenlang prima.

Wij hebben die berekening uit het rekenblad gehaald en er een eigen tool van gemaakt. Hieronder staat wat daar de aanleiding voor was, wat de tool doet, en — misschien het nuttigst — hoe je zelf herkent of jouw berekening aan dezelfde beurt toe is.

Waarom een rekenblad op een gegeven moment knelt

Een rekenblad begint klein. Eén tabblad, een paar invoervelden, een uitkomst. Dat is ook precies waarom het zo'n goede start is: je bouwt het zelf, je ziet meteen of het klopt, en je hoeft er niemand voor in te schakelen.

Het probleem ontstaat pas later, en het is zelden één groot probleem. Het zijn er vier tegelijk.

• De logica is niet zichtbaar. De berekening zit verstopt in formules die naar cellen verwijzen die naar andere cellen verwijzen. Wie het bestand niet zelf gemaakt heeft, kan niet nagaan waarom er een bepaald bedrag uitkomt.
• Er is niet één versie. Zodra meerdere mensen offertes maken, ontstaan er kopieën. Iemand past iets aan in zijn eigen versie, en vanaf dat moment rekenen twee collega's anders zonder dat iemand dat doorheeft.
• Fouten vallen niet op. Een verkeerd doorgetrokken formule of een handmatig overschreven cel geeft gewoon een getal terug. Een rekenblad waarschuwt niet; het rekent.
• Aanpassen wordt eng. Een tariefwijziging die eigenlijk één getal zou moeten zijn, blijkt op zeven plekken te staan. Op dat moment durft niemand het bestand nog aan te raken, en gaan er workarounds omheen groeien.

Dat laatste punt is meestal het signaal waar het echt om gaat. Niet dat het rekenblad niet werkt, maar dat niemand het meer durft te veranderen.

Wat de calculatietool doet

De kern is eigenlijk eenvoudig: dezelfde berekening, maar op een plek waar hij van iedereen is in plaats van van één bestand.

Je voert de kenmerken van de sparing in, de tool rekent de kosten uit, en iedereen die de tool gebruikt rekent op dat moment met exact dezelfde regels en dezelfde tarieven. Een tariefwijziging doe je één keer, centraal, en vanaf dat moment klopt elke nieuwe berekening.

Daarnaast is er iets bijgekomen dat in een rekenblad lastig te regelen is: de uitkomst is navolgbaar. Je ziet niet alleen het eindbedrag, maar ook waar het uit is opgebouwd. Dat helpt intern bij het controleren, en het helpt in het gesprek met de klant die vraagt waarom iets kost wat het kost.

Wat het oplevert

De winst die mensen vooraf verwachten, is tijd. Die is er ook, maar in de praktijk is hij zelden de belangrijkste.

Wat er vooral verandert, is dat de berekening betrouwbaar wordt. Bij handwerk in een rekenblad weet je nooit helemaal zeker of er in deze specifieke offerte niets is misgegaan. Dat restje twijfel kost extra controlewerk, en af en toe kost het een fout die pas bij de nacalculatie boven water komt.

Het tweede effect is dat de kennis uit één hoofd gaat. Een berekening die alleen de maker helemaal begrijpt, is een risico zodra die persoon met vakantie is of ergens anders gaat werken. In een tool staan de regels expliciet, en kan iemand anders ze nalezen en aanpassen.

Het derde effect is dat ruimte ontstaat om door te ontwikkelen. Zodra de berekening vastligt in software, is de stap naar een koppeling met andere systemen of naar extra varianten een overzichtelijke uitbreiding in plaats van een nieuw bouwwerk.

Wanneer is een berekening een eigen tool waard?

Niet elke berekening hoeft uit het rekenblad. Een paar vragen helpen om te bepalen aan welke kant jouw situatie zit.

• Gebruiken meerdere mensen dezelfde berekening, of is het echt één persoon?
• Komt de berekening vaak terug, of is het een paar keer per jaar?
• Durft iemand het bestand nog aan te passen als er een tarief wijzigt?
• Is er wel eens een offerte de deur uit gegaan met een bedrag dat achteraf niet klopte?
• Zou het helpen als de klant of de collega kan zien waar het bedrag uit opgebouwd is?

Twee of meer keer "ja" betekent meestal dat de berekening uit het bestand mag. Is het antwoord overwegend "nee", dan is een rekenblad gewoon het juiste gereedschap — en is iets laten bouwen zonde van het geld.

Hoe zo'n traject er bij ons uitziet

We beginnen niet bij de software, maar bij het rekenblad zelf. De berekening die erin zit is namelijk het echte product: daar zit jaren praktijkkennis in, inclusief de uitzonderingen die ooit met een reden zijn toegevoegd. Die uitzonderingen zijn vaak precies de reden dat een standaardpakket niet past.

Daarna bouwen we de kleinst bruikbare versie: de berekening die er het vaakst toe doet, volledig af, zodat hij in gebruik kan. Wat er daarna bij komt, bepaalt het gebruik. Dat is bijna altijd goedkoper en beter onderbouwd dan vooraf alles willen vastleggen.

Herken je dit — een berekening die eigenlijk te belangrijk is geworden voor een rekenblad? Vertel wat er bij jou in dat bestand zit, dan kijken we samen of een tool op maat de moeite waard is. Wat we eerder schreven over maatwerk en samenwerking lees je op ons blog; wie we zijn en wat we doen staat op trinitisolutions.nl.