Waarom kan niemand vooraf een exact bedrag noemen?

Omdat het bedrag volgt uit wat er precies gebouwd moet worden, en dat is bij een eerste kennismaking nog niet scherp. Wie wél meteen een exact bedrag noemt, heeft óf een vast pakket dat hij verkoopt, óf een flinke onzekerheidsmarge in dat bedrag verwerkt. Wij noemen daarom eerst een bandbreedte en pas na de uitwerking een bedrag.

Is een vaste prijs veiliger voor mij?

Bij een scherp afgebakende opdracht wel. Bij een traject waarin gaandeweg blijkt wat er nodig is, betaal je bij een vaste prijs voor de onzekerheid van de bouwer, en die rekent die onzekerheid mee. Daarnaast wordt elke wijziging dan meerwerk, met de discussie die daarbij hoort. We bespreken vooraf welke vorm bij jouw situatie past.

Wat als het bedrag niet in mijn budget past?

Dan knippen we het op. Bijna elk traject heeft een deel dat het meeste oplevert en dat op zichzelf al werkt. Dat bouwen we eerst, de rest volgt als het zich terugverdient. De maatwerk-scan is daarin de kleinste stap: op papier wat er moet komen, wat het kost en of je het wel moet bouwen.

Krijg ik de broncode?

Ja. Je betaalt voor software die van jou is. Je kunt er dus ook mee naar een andere partij als je dat wilt, al hopen we dat het daar niet van komt.

Wat zit er in een offerte voor maatwerk software?

Op onze prijzenpagina staan de bandbreedtes. Deze pagina gaat een laag dieper: waar dat geld heen gaat, welke posten in een scherpe offerte als eerste sneuvelen, en waarom twee offertes voor hetzelfde verhaal een factor twee kunnen verschillen. Bedoeld om te lezen vóórdat je offertes aanvraagt, zodat je weet waar je naar kijkt.

Zoek je de bedragen zelf? Die staan op onze prijzenpagina.

Waar het geld heen gaat

Deze posten komen in vrijwel elke begroting terug. De vier met een label eronder zijn de posten die in een scherpe offerte als eerste sneuvelen. Ze verdwijnen niet uit het project, alleen uit de offerte.

Uitzoeken wat er precies moet komen: Het proces doorlopen met de mensen die het uitvoeren, de uitzonderingen boven tafel krijgen en vastleggen wat de software moet doen. Sla je dit over, dan betaal je het later terug in meerwerk.
Ontwerp van schermen en structuur: Hoe het eruitziet en hoe het werkt. Bij een interne tool kan dit klein blijven; bij iets dat je klanten gebruiken is het een serieuze post.
Bouwen: Het werk waar iedereen aan denkt bij het woord software. In de praktijk zelden het grootste deel van de rekening.
Koppelingen met bestaande systemen: Vaak apart begroot, want de kosten hangen volledig af van het systeem aan de andere kant. Een moderne API is een fractie van het werk van een oud pakket dat alleen bestanden uitwisselt.
Testen: Niet alleen of het werkt, maar of het ook werkt bij de uitzonderingen. Dit is de eerste post die sneuvelt in een scherpe offerte, en de eerste die je na livegang terugziet als storingen.
Data overzetten uit het oude systeem: Exporteren, opschonen, inlezen, controleren. Bij een jarenlang gegroeide Excel of een oud pakket is dit regelmatig een grotere post dan verwacht, omdat de data zelf rommeliger is dan iedereen dacht.
Livegang en uitleg aan de gebruikers: De overstap zelf, en de eerste weken erna waarin er altijd iets naar boven komt. Software die niemand durft te gebruiken is niet opgeleverd.
Beheer en doorontwikkeling: Hosting, updates, meebewegen met nieuwe versies van browsers en besturingssystemen, en de wensen die pas ontstaan als mensen ermee werken. Hoort in je jaarbegroting, niet in je projectbegroting.

Vijf dingen die de prijs verdubbelen

Niet omdat iemand je iets aansmeert, maar omdat ze pas boven tafel komen als er al begroot is. Breng ze zelf ter sprake in het eerste gesprek, dan krijg je een offerte die klopt.

Het systeem aan de andere kant heeft geen fatsoenlijke koppeling
Op papier is het één regel: "koppelen met het boekhoudpakket". Heeft dat pakket een moderne API, dan klopt die ene regel. Moet je het doen met een nachtelijke bestandsuitwisseling, een export die soms net anders is, of een systeem dat helemaal niet bedoeld was om mee te praten, dan wordt die regel een project op zich. Vraag daarom vroeg welke koppelingen er nodig zijn en hoe die systemen data uitwisselen.
De oude data is rommeliger dan iedereen dacht
Vrijwel altijd. Dezelfde klant staat er drie keer in, een veld is halverwege voor iets anders gebruikt, en er staan afspraken in een opmerkingenveld die nergens anders bestaan. Dat opschonen is werk, en het is werk dat niet opvalt in een demo maar wel in de begroting.
Er zijn meer rollen dan alleen medewerker en beheerder
Elke rol die iets anders mag zien of doen is een eigen set schermen, een eigen set rechten en een eigen set testgevallen. Van twee rollen naar vijf is geen kleine uitbreiding.
Het moet ook nog zelf aanpasbaar zijn
Iets bouwen dat één proces goed doet, is één product. Iets bouwen waarin je dat proces zelf kunt inrichten, is een tweede product bovenop het eerste. Allebei legitiem, maar ze kosten niet hetzelfde. Vraag je af hoe vaak dat proces echt verandert.
De uitzonderingen op het proces
Het gesprek begint met "we doen het altijd zo" en eindigt met "behalve bij spoedorders, en bij die ene klant, en in december". Elke uitzondering is code, en uitzonderingen komen bijna nooit in de eerste inventarisatie boven tafel. Daar zit een groot deel van het verschil tussen twee offertes: de een heeft ernaar gevraagd, de ander niet.

Twee offertes die ver uit elkaar liggen

Dat betekent bijna nooit dat dezelfde software bij de een de helft kost. Het betekent dat er iets anders begroot is. Zo vind je uit wat.

Kijk of testen, datamigratie en livegang erin staan: Staan ze er niet, dan is die offerte niet goedkoper maar kleiner. Vraag expliciet wie de data overzet en wat er gebeurt als er na oplevering iets stuk is.
Vraag naar de kosten ná livegang: Hosting, onderhoud en doorontwikkeling lopen jaren door. Een project dat bij aanschaf een stuk goedkoper is maar structureel duurder in beheer, is binnen een paar jaar ingehaald.
Vergelijk de scope, niet het bedrag: Zet de twee offertes naast elkaar op functieniveau. Bijna altijd blijkt dan dat er iets anders begroot is, en niet dat hetzelfde werk de helft kost.
Vraag wie het daadwerkelijk bouwt: Bij wie je aan tafel zit is niet altijd wie het werk doet. Vraag of je de ontwikkelaar spreekt, en wie je belt als er over twee jaar iets moet veranderen.
Vraag van wie de code is: Kun je met de software naar een andere partij als de samenwerking niet bevalt? Bij ons is het antwoord ja. Elders niet altijd, en dat merk je pas op het moment dat je weg wilt.

Veelgestelde vragen

Waarom kan niemand vooraf een exact bedrag noemen?: Omdat het bedrag volgt uit wat er precies gebouwd moet worden, en dat is bij een eerste kennismaking nog niet scherp. Wie wél meteen een exact bedrag noemt, heeft óf een vast pakket dat hij verkoopt, óf een flinke onzekerheidsmarge in dat bedrag verwerkt. Wij noemen daarom eerst een bandbreedte en pas na de uitwerking een bedrag.
Is een vaste prijs veiliger voor mij?: Bij een scherp afgebakende opdracht wel. Bij een traject waarin gaandeweg blijkt wat er nodig is, betaal je bij een vaste prijs voor de onzekerheid van de bouwer, en die rekent die onzekerheid mee. Daarnaast wordt elke wijziging dan meerwerk, met de discussie die daarbij hoort. We bespreken vooraf welke vorm bij jouw situatie past.
Wat als het bedrag niet in mijn budget past?: Dan knippen we het op. Bijna elk traject heeft een deel dat het meeste oplevert en dat op zichzelf al werkt. Dat bouwen we eerst, de rest volgt als het zich terugverdient. De maatwerk-scan is daarin de kleinste stap: op papier wat er moet komen, wat het kost en of je het wel moet bouwen.
Krijg ik de broncode?: Ja. Je betaalt voor software die van jou is. Je kunt er dus ook mee naar een andere partij als je dat wilt, al hopen we dat het daar niet van komt.

Wat zit er in een offerte voor maatwerk software?

Waar het geld heen gaat

Vijf dingen die de prijs verdubbelen

1Het systeem aan de andere kant heeft geen fatsoenlijke koppeling

2De oude data is rommeliger dan iedereen dacht

3Er zijn meer rollen dan alleen medewerker en beheerder

4Het moet ook nog zelf aanpasbaar zijn

5De uitzonderingen op het proces

Twee offertes die ver uit elkaar liggen

Veelgestelde vragen

Wil je weten waar jouw vraag landt?

Het systeem aan de andere kant heeft geen fatsoenlijke koppeling

De oude data is rommeliger dan iedereen dacht

Er zijn meer rollen dan alleen medewerker en beheerder

Het moet ook nog zelf aanpasbaar zijn

De uitzonderingen op het proces