Wat zit er in een offerte voor maatwerk software?

Waar het geld heen gaat

Deze posten komen in vrijwel elke begroting terug. De vier met een label eronder zijn de posten die in een scherpe offerte als eerste sneuvelen. Ze verdwijnen niet uit het project, alleen uit de offerte.

Uitzoeken wat er precies moet komen

Het proces doorlopen met de mensen die het uitvoeren, de uitzonderingen boven tafel krijgen en vastleggen wat de software moet doen. Sla je dit over, dan betaal je het later terug in meerwerk.

Ontwerp van schermen en structuur

Hoe het eruitziet en hoe het werkt. Bij een interne tool kan dit klein blijven; bij iets dat je klanten gebruiken is het een serieuze post.

Bouwen

Het werk waar iedereen aan denkt bij het woord software. In de praktijk zelden het grootste deel van de rekening.

Koppelingen met bestaande systemen

Vaak apart begroot, want de kosten hangen volledig af van het systeem aan de andere kant. Een moderne API is een fractie van het werk van een oud pakket dat alleen bestanden uitwisselt.

Testen

Niet alleen of het werkt, maar of het ook werkt bij de uitzonderingen. Dit is de eerste post die sneuvelt in een scherpe offerte, en de eerste die je na livegang terugziet als storingen.

Wordt het vaakst vergeten

Data overzetten uit het oude systeem

Exporteren, opschonen, inlezen, controleren. Bij een jarenlang gegroeide Excel of een oud pakket is dit regelmatig een grotere post dan verwacht, omdat de data zelf rommeliger is dan iedereen dacht.

Wordt het vaakst vergeten

Livegang en uitleg aan de gebruikers

De overstap zelf, en de eerste weken erna waarin er altijd iets naar boven komt. Software die niemand durft te gebruiken is niet opgeleverd.

Wordt het vaakst vergeten

Beheer en doorontwikkeling

Hosting, updates, meebewegen met nieuwe versies van browsers en besturingssystemen, en de wensen die pas ontstaan als mensen ermee werken. Hoort in je jaarbegroting, niet in je projectbegroting.

Wordt het vaakst vergeten

Drie rekenvoorbeelden, uitgesplitst

Geen echte klanten, maar projecten zoals we ze vaak tegenkomen, doorgerekend met onze tarieven per rol en verdeeld over de posten hierboven. Elk voorbeeld begint met een vooronderzoek van €4.500, dat we verrekenen als het traject doorgaat. Alle bedragen exclusief btw.

Vijf dingen die de prijs verdubbelen

Niet omdat iemand je iets aansmeert, maar omdat ze pas boven tafel komen als er al begroot is. Breng ze zelf ter sprake in het eerste gesprek, dan krijg je een offerte die klopt.

1. 1Het systeem aan de andere kant heeft geen fatsoenlijke koppeling

   Op papier is het één regel: "koppelen met het boekhoudpakket". Heeft dat pakket een moderne API, dan klopt die ene regel. Moet je het doen met een nachtelijke bestandsuitwisseling, een export die soms net anders is, of een systeem dat helemaal niet bedoeld was om mee te praten, dan wordt die regel een project op zich. Vraag daarom vroeg welke koppelingen er nodig zijn en hoe die systemen data uitwisselen.

2. 2De oude data is rommeliger dan iedereen dacht

   Vrijwel altijd. Dezelfde klant staat er drie keer in, een veld is halverwege voor iets anders gebruikt, en er staan afspraken in een opmerkingenveld die nergens anders bestaan. Dat opschonen is werk, en het is werk dat niet opvalt in een demo maar wel in de begroting.

3. 3Er zijn meer rollen dan alleen medewerker en beheerder

   Elke rol die iets anders mag zien of doen is een eigen set schermen, een eigen set rechten en een eigen set testgevallen. Van twee rollen naar vijf is geen kleine uitbreiding.

4. 4Het moet ook nog zelf aanpasbaar zijn

   Iets bouwen dat één proces goed doet, is één product. Iets bouwen waarin je dat proces zelf kunt inrichten, is een tweede product bovenop het eerste. Allebei legitiem, maar ze kosten niet hetzelfde. Vraag je af hoe vaak dat proces echt verandert.

5. 5De uitzonderingen op het proces

   Het gesprek begint met "we doen het altijd zo" en eindigt met "behalve bij spoedorders, en bij die ene klant, en in december". Elke uitzondering is code, en uitzonderingen komen bijna nooit in de eerste inventarisatie boven tafel. Daar zit een groot deel van het verschil tussen twee offertes: de een heeft ernaar gevraagd, de ander niet.

Twee offertes die ver uit elkaar liggen

Dat betekent bijna nooit dat dezelfde software bij de een de helft kost. Het betekent dat er iets anders begroot is. Zo vind je uit wat.

Kijk of testen, datamigratie en livegang erin staan

Staan ze er niet, dan is die offerte niet goedkoper maar kleiner. Vraag expliciet wie de data overzet en wat er gebeurt als er na oplevering iets stuk is.

Vraag naar de kosten ná livegang

Hosting, onderhoud en doorontwikkeling lopen jaren door. Een project dat bij aanschaf een stuk goedkoper is maar structureel duurder in beheer, is binnen een paar jaar ingehaald.

Vergelijk de scope, niet het bedrag

Zet de twee offertes naast elkaar op functieniveau. Bijna altijd blijkt dan dat er iets anders begroot is, en niet dat hetzelfde werk de helft kost.

Vraag wie het daadwerkelijk bouwt

Bij wie je aan tafel zit is niet altijd wie het werk doet. Vraag of je de ontwikkelaar spreekt, en wie je belt als er over twee jaar iets moet veranderen.

Vraag van wie de code is

Kun je met de software naar een andere partij als de samenwerking niet bevalt? Bij ons is het antwoord ja. Elders niet altijd, en dat merk je pas op het moment dat je weg wilt.