Maatwerk of een standaardpakket? Zo maak je die keuze

Moet je software laten bouwen of bestaat er allang een pakket dat het doet? Die vraag krijgen we bijna wekelijks, en het eerlijke antwoord is vaak: neem het pakket.

De meeste ondernemers die bij ons aankloppen lopen er al een tijdje mee rond. Er gaat iets stroef in het bedrijf: gegevens die op drie plekken staan, een proces dat half in Excel leeft, een systeem dat net niet doet wat het zou moeten doen. Dan komt vanzelf de vraag of dit iets eigens verdient.

Begin bij het probleem, niet bij de oplossing

De keuze tussen maatwerk en standaard is geen technische vraag maar een bedrijfsvraag. Toch beginnen de meeste gesprekken bij de oplossing: "we willen een app" of "we zoeken een systeem". Dan sla je de belangrijkste stap over.

Begin liever bij wat er nu misgaat en hoeveel dat kost. Niet in gevoel, maar in uren. Als iemand elke week vier uur bezig is met overtypen, is dat ruim vijf werkweken per jaar. Dat getal maakt de rest van de afweging een stuk makkelijker.

Wanneer een standaardpakket wint

Er zijn drie situaties waarin je niet moet laten bouwen.

Je proces is niet bijzonder. Boekhouding, facturatie, e-mailmarketing: daar is niets onderscheidends aan. Duizenden bedrijven doen het net zo als jij, en er zijn pakketten die het al jaren goed doen. Daar iets eigens voor laten bouwen is geld weggooien.

Je wilt volgende week beginnen. Een pakket kun je vandaag aanzetten. Maatwerk kost ontwerptijd, bouwtijd en testtijd. Als de urgentie hoog is en het probleem generiek, win je met een abonnement.

Het probleem is klein. Niet elk ongemak verdient software. Soms is een betere afspraak of een aangepaste werkwijze genoeg.

Wij bouwen zelf zo'n standaardpakket. Triniti Calipso doet uren- en kilometerregistratie, en dat is precies omdat niet elk bedrijf daar iets eigens voor nodig heeft. Als je vraag daarin past, ben je bij ons goedkoper uit met het product dan met een traject.

Wanneer maatwerk loont

Aan de andere kant zijn er signalen die vrij duidelijk de andere kant op wijzen.

Je betaalt mensen om het pakket te compenseren. Dit is de meest voorkomende. Het systeem doet tachtig procent, en die laatste twintig procent wordt met de hand opgevangen. Elke week opnieuw. Op enig moment is de compensatie duurder dan de oplossing.

Je proces is je onderscheidend vermogen. Als je het anders doet dan de rest en klanten daarvoor bij je komen, moet je dat niet inleveren om binnen een pakket te passen.

Wat je nodig hebt bestaat niet. Dat komt vaker voor dan mensen denken. Wij bouwden voor Raakbaar een reserveringssysteem waarbij de organisator datum, tijd en locatie vastzet en deelnemers zich inschrijven. Alle gangbare afsprakentools werken precies omgekeerd, zoals bij een kappersafspraak, waar de klant het moment kiest. Geen enkel pakket deed het de goede kant op.

Je hebt het al twee keer geprobeerd. Als er al twee pakketten zijn afgeschreven, is de kans klein dat het derde wel past.

De optie die vaak wordt overgeslagen

Het is zelden alles of niets. In de praktijk is de beste oplossing vaak een standaardbasis met maatwerk op het ene punt dat er echt toe doet.

Pims Kaas rijdt met zijn bus vaste routes en verkoopt onderweg kaas. Zijn site staat op een standaardplatform, maar er hangt een maatwerk bestelservice naast die bestellingen automatisch op de juiste route inplant. Dat ene stuk was de moeite waard om te laten bouwen. De rest niet.

Bij Auto Neele hetzelfde patroon: een gewone website, met daarbovenop een koppeling die het occasionaanbod automatisch binnenhaalt. Het maatwerk zit op de plek waar het werk zat.

Dit is meestal de goedkoopste route. Je betaalt alleen voor het deel dat nergens te koop is.

Vier vragen die de knoop doorhakken

Wil je het scherp krijgen zonder eerst een adviestraject in te gaan, beantwoord dan deze vier:

1. Hoeveel uur per week gaat er nu op aan handwerk dat een systeem zou moeten doen?
2. Wat verlies je als je je werkwijze aanpast aan een pakket in plaats van andersom?
3. Welk deel van je proces doet echt niemand anders zoals jij het doet?
4. Wat gebeurt er als je over twee jaar groeit en het pakket niet meebeweegt?

Zijn de antwoorden op 2 en 3 "eigenlijk niets", dan is een pakket de verstandige keuze. Wringt het bij 1 en 4, dan is het gesprek over maatwerk de moeite waard.

En wat kost dat dan?

Dat hangt te veel van de omvang af om er hier een getal op te plakken. Wat we wel kunnen: uitleggen welke factoren de prijs bepalen, zodat je zelf kunt inschatten waar jouw vraag ongeveer landt. Dat staat op onze pagina over kosten en werkwijze.

Eén ding alvast: klein beginnen kan bijna altijd. Bouw eerst het deel dat het meeste oplevert, kijk hoe dat in de praktijk bevalt en breid daarna uit. Dat spreidt de kosten en voorkomt dat je betaalt voor functies waar niemand naar omkijkt.

Twijfel je nog?

Dan is dat precies het moment om even te bellen. In één gesprek is meestal duidelijk of je vraag in een pakket past of niet, en als het antwoord "koop iets van de plank" is, hoor je dat gewoon van ons.

Vertel ons je idee of lees eerst wat maatwerk software bij ons inhoudt.